DEIN RAUM | BLOG

Weniger Papierkram, weniger Unterlagen und weniger Ordner, die dir den Platz wegnehmen?

Hört sich das himmlisch an für dich?

Ich kenne das Zauberwort – und zwar heißt es Digitalisieren. 

Ziemlich genau vor einem Jahr haben wir den ersten Lockdown dafür genutzt all unsere vorhanden Unterlagen – in Ordnern, Klarsichthüllen und Mappen, systematisch durchzugehen, auszusortieren und ein für uns funktionierendes System festzulegen (wie das am besten funktioniert zeige ich euch sehr gerne in einem Coaching, gerne auch online). Denn auch hier gilt: erst Aussortieren und sich dann mit den Dingen beschäftigen, die übrig geblieben sind.

Die Unterlagen, die wir behalten haben, sind wir anschließend Schritt für Schritt durchgegangen und haben recherchiert und festgelegt:

• was wir einscannen und danach wegwerfen bzw. schreddern können
• was wir einscannen, aber zusätzlich noch in Papierform aufheben.

Das hat dazu geführt, dass wir nun in der Tat noch genau fünf Ordner und zwei Zeitschriftensammler besitzen!

Der große Vorteil des Einscannens und des Hochladens in eine Cloud sehe ich darin, dass ich von überall auf meine Unterlagen zugreifen kann und dass sie für den Fall der Fälle digital vorhanden.

Und natürlich auch in dem neu gewonnenen Platz in unserem Schrank :) 

Neu hinzukommende Unterlagen prüfen wir direkt, ob sie überhaupt aufgehoben werden müssen, und wenn ja, ob einscannen und wegwerfen oder einscannen und aufheben in Frage kommt.

Und natürlich ist es auch bei digitalisierten Unterlagen das A und O die Struktur und Ordnung festzulegen, nach der die Unterlagen abgelegt und somit auch schnell zu finden sind. 

Wir benutzen einen kleinen handlichen Scanner, aber es gibt mittlerweile eine ganz Reihe an Scanner Apps fürs Handy, die das noch schneller und unkompliziert übernehmen.

Und noch ein Tipp zum Schluss: bei allem was du erst gar nicht mehr in Papierform zugeschickt bekommst, sondern stattdessen digital, sparst du dir natürlich den Einscannen-Schritt. Also prüfe doch mal, wo du noch Unterlagen per Post bekommst (Versicherungen, Bank, Stromanbieter) und stelle wenn möglich auf Versand per E-Mail um. 

Viel Spaß beim Unterlagen minimieren. 

Deine Stephanie